아웃룩 (Outlook) 규칙 적용 ▶ 메일 자동분류, 자동폴더정리 : 클리앙-

대부분의 직장인이 그렇듯 수많은 메일이 순식간에 와서 쌓인다. 그 중에서도 중요한 메일은 항상 존재하고,아웃룩Outlook규칙적용▶메일자동분류자동폴더정리클리앙 메일함이 정리가 되어 있지 않으면 중요한 메일을 놓치거나 때로는 찾기 위해 많은 노력을 해야 합니다.

쏟아지는 메일의 양은 갈수록 많아지고 수작업으로 분류하기에는 너무 비능률적이죠.

수신되는 메일 중 중요하지 않은 수신인의 메일이나 매일 오는 데일리 레포트 등을 지정한 폴더로 자동으로 정리하면 위에서 이야기한 문제의 상당 부분이 해결할 수 있습니다.

아웃룩의 기능 중 규칙을 이용하면 여러가지 규칙을 설정해서 수신되는 메일을 원하는 위치로 정리까지 할 수가 있습니다.지금부터 꼭 필요한 기능에만 집중해서 살펴보도록 하겠습니다..

아울러 지난번 포스팅 내용인 아웃룩 백업과도 연계해서 활용가능한 부분도 있으니 혹시 놓치셨다면 백업에 대한 부분도 확인해보시길 추천드립니다.

아웃룩 (Outlook) 백업 (1) - 백업파일 만들기, 사용하기 - https://blog.naver.com/kishawing/223362949787

아웃룩 (Outlook) 백업 (2) - 백업파일의 관리, 불러오기 - https://blog.naver.com/kishawing/223386680944

아웃룩 규칙 설정 - 분류를 위한 규칙을 정하자

먼저 규칙을 적용할 메일을 정한다. 예시에서는 alookso 라는 뉴스레터를 선택해서 진행해 보겠습니다.

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규칙을 설정하기 전에 위에서 정한 alookso 뉴스레터를 자동으로 분류할 폴더를 먼저 만들어 줍니다.

폴더를 만들고 싶은 위치를 마우스 우클릭(①) 한 후 나타나는 팝업에서 새 폴더 선택(②). alookso라는 폴더명을 입력해주면 폴더가 생성(③)됩니다.

별도의 폴더를 만들지 않고 기존의 폴더를 이용할 것이라면 이 부분은 건너 뛰어도 됩니다.

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이제 규칙을 적용할 메일을 클릭하고, 아웃룩 홈 탭의 이동 항목을 보게 되면 규칙 아이콘이 있다. 규칙 아이콘을 클릭하고 규칙 만들기를 선택.

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위와 같이 규칙 만들기 팝업이 나타난다. 여러 항목 중 자주 쓰는 항목은 3가지입니다.

① : 메일 송신자 기준으로 분류를 원할 때 체크

② : 메일 제목에 포함된 텍스트 기준으로 분류를 원할 때 체크 후 텍스트 입력. 입력되어 있는 내용을 지우고 필요한 내용을 적으면 됩니다. 예) 작업일지

③ : ①, ② 에서 정한 규칙에 맞는 메일이 분류될 폴더 위치를 정해주면 됩니다.

드물겠지만 필요하다면 ①, ② 규칙을 둘다 사용한 다중규칙도 가능하다. 예) alookso에서 받은 메일 중 제목에 XX가 포함된 메일① 메일 송신인 규칙만 적용해서, 아까 생성한 폴더를 아래와 같이 지정해서 진행해 보겠습니다.

바로 규칙이 생성되면서 기존 수신된 메일함에서도 해당 규칙으로 분류작업을 할 건지를 물어보는 팝업이 뜹니다. 당연히 사용하는 것이 좋으니 체크 후 확인하면 규칙이 받은 편지함에서 실행됩니다.

실행결과는 아래와 같습니다. 지정한 폴더로 조건에 맞는 메일이 모두 이동되어 정리된 것을 볼 수 있습니다. 그리고 이제 해당 조건으로 수신되는 메일은 자동으로 분류되어 여기로 이동됩니다.

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지금까지 Outlook에서 규칙을 설정해서 수신되는 메일을 자동으로 분류하는 방법을 알아보았습니다.

처음 접하시거나, 특히 수신 받는 메일의 양이 많으신 분들은 틀림없이 도움이 될 것이라 생각합니다.

잠깐의 셋팅을 통해 좀더 쾌적한 환경에서 업무를 보시길.

혹시나 언급하지 않은 더 기본적인 내용, 사진, 요약 등이 필요하시면 아래 제 블로그 포스팅을 보시면 도움이 되실 듯 합니다

https://blog.naver.com/kishawing/223404553294